Większość firm nie docenia wartości informacji, które generują każdego dnia. Dzisiaj nie można ich traktować jako zwykłych rejestrów operacji rozproszonych w różnych miejscach. Wszystkie dane powstające w firmie to bezcenny zbiór, bez którego nie można wyciągać wniosków na przyszłość. Mimo rosnącej świadomości, przedsiębiorstwa rzadko patrzą na te zasoby pod kątem ich wykorzystania dla podniesienia efektywności. Zła wiadomość dla maruderów jest taka, że kto nie przyłączy się do wyścigu, wypadnie z gry.

Gdzie szukać informacji?

Informacje firmowe są na wyciągnięcie ręki. Można je znaleźć w systemach informatycznych, które obsługują procesy produkcji, zarządzania i sprzedaży. Podczas procesów wdrożeniowych należy zwrócić uwagę, czy oprogramowanie posiada przyjazne funkcje raportujące. Dzięki temu, łatwiej będzie generować raporty, które będą podstawą do wyciągania wniosków.

Jeśli infrastruktura systemów w firmie nie pozwala na przeprowadzanie analizy zasobu danych – big data, a przypomina raczej muzeum techniki, trzeba rozważyć rozwiązania hybrydowe. Inwestycja we wdrożenie systemów, które już częściowo spełniają wymagania big data jest krokiem w dobrym kierunku. Duże wydatki inwestycyjne to problem, z którym boryka się większość firm, dlatego stopniowe modernizowanie systemów jest kompromisem.

Mistrz ceremonii: CDO – specjalista zarządzania danymi

Każda firma generuje ogromne ilości danych i nie chodzi tu o dane osobowe i ich ochronę (RODO), ale dane procesowe, produkcyjne, sprzedażowe i organizacyjne. Jednym ze sposobów ujarzmienia tych informacji i wskazania miejsc, które wymagają poprawy jest zatrudnienie CDO (Chief Data Officer). To oznacza, że po firmie będzie się kręcił jeszcze jeden gość, na którego główny informatyk będzie krzywo patrzył. Ale pamiętajmy, że główny informatyk nie jest właścicielem danych, które generują systemy firmowe. To jest zasób, który szefostwo może wykorzystywać w konstruktywny sposób. Poza tym taki CDO musi mieć uprawnienia do kształtowania polityki informacyjnej przedsiębiorstwa.

CDO powinien skoncentrować się na sposobie przechowywania i udostępniania informacji wewnątrz firmy, tak aby systemy mogły się komunikować i wykorzystywać wzajemnie swoje dane.

Nie każdą firmę stać na zatrudnienie dodatkowego analityka. Z pomocą przychodzą wówczas firmy zewnętrzne zajmujące się analizą danych na zlecenie. Usługi doradcze i analityczne zaczynają świadczyć również placówki naukowe i powoływane spółki otoczenia nauki, np. przy Uniwersytecie Warszawskim.  

Jak dobre zarządzanie informacją poprawi wyniki firmy?

Każdy poziom organizacyjny w firmie zyska na usprawnieniu zarządzania informacją. Będzie ona nie tylko lepiej zarchiwizowana, przechowywana i opisana, ale pozwoli na sprawniejsze wyliczenia, wyciąganie wniosków i zastosowanie w bieżącej działalności. Nie wspominając już o korzyściach promocyjnych, jakie niesie publikowanie korzystnych wyników opartych na mnóstwie dostępnych danych. Dział PR będzie miał podane wszystko, jak na tacy.

Firma, która dopracuje sprawny i zintegrowany system zarządzania swoją własną informacją, odczuje też korzyści związane z obniżeniem kosztów utrzymywania niekompatybilnego oprogramowania pochodzącego od różnych dostawców i z różnych epok. Spójność w tym zakresie, pozwoli skrócić wiele procesów i mieć nad nimi lepszą kontrolę.

Ostatecznie, zarządzanie danymi firmowymi powinno prowadzić do zwiększenia efektywności i wyników sprzedaży. Pamiętajmy jednak, że to pewna idea, której nie można zastosować w taki sam sposób do wszystkich rodzajów działalności. Każdy biznes ma swoją specyfikę. Najpierw trzeba ustalić cele, które chcesz osiągnąć w swojej działalności, a potem dostosować rozmiar zarządzania danymi do twoich możliwości. Ostatecznie cel jest jeden – osiąganie lepszych rezultatów optymalnym kosztem.